Workspace kurulum rehberi, Google Workspace hesabının satın alınmasından çok daha kapsamlı bir süreci ifade eder. Kurumsal e-posta adreslerinin oluşturulması, alan adı doğrulaması, DNS kayıtlarının yapılandırılması, çalışan hesaplarının açılması, eski e-postaların taşınması, güvenlik politikalarının belirlenmesi ve Google Workspace yedekleme stratejisinin oluşturulması bu sürecin temel parçalarıdır.

Google Workspace kurulumu küçük bir işletmede birkaç kullanıcıyla başlayabilir. Ancak ilk günden doğru bir yapı kurulmazsa kullanıcı sayısı arttıkça:

• gereksiz lisanslar,
• dağınık e-posta adresleri,
• kayıp şirket dosyaları,
• yanlış Drive izinleri,
• spam’e düşen e-postalar,
• ayrılan çalışan hesapları,
• eksik yedekleme,
• yönetici erişim sorunları

gibi problemler ortaya çıkabilir.

Bu nedenle Google Workspace kurulumu yalnız:

“kurumsal Gmail açmak”

olarak değerlendirilmemelidir.

Doğru sistem:

Planlama → Domain Doğrulama → Kullanıcı Yapısı → Mail Migration → MX → SPF → DKIM → DMARC → Güvenlik → Drive → Yedekleme → Offboarding → Test

şeklinde oluşturulmalıdır.

Kısa cevap: Google Workspace kurulumu için önce şirket alan adı ve kullanıcı yapısı belirlenir. Domain DNS üzerinden doğrulanır, çalışan hesapları ve grup adresleri oluşturulur, gerekiyorsa eski e-postalar taşınır ve MX kayıtları Google’a yönlendirilir. Ardından SPF, DKIM ve DMARC e-posta doğrulaması; 2 Adımlı Doğrulama; Drive paylaşım politikaları; yönetici yetkileri ve Workspace yedekleme sistemi yapılandırılır.

Google Workspace Nedir?

Google Workspace, işletmelerin e-posta, dosya yönetimi, ortak çalışma, toplantı, takvim ve kullanıcı yönetimi süreçlerini Google altyapısı üzerinden yönetmesine yardımcı olan kurumsal çalışma platformudur.

Google Workspace içerisinde başlıca:

• Gmail
• Google Drive
• Google Takvim
• Google Meet
• Google Chat
• Google Dokümanlar
• Google E-Tablolar
• Google Slaytlar
• Google Formlar
• Google Sites
• Google Keep
• Google Görevler
• Gemini özellikleri
• Google Yönetici Konsolu

gibi araçlar bulunur.

Kişisel Gmail hesabından en belirgin farklarından biri işletmelerin kendi alan adlarını kullanabilmesidir.

Örneğin:

firmaadi@gmail.com

yerine:

bilgi@firmaadi.com

veya:

ahmet@firmaadi.com

gibi kurumsal e-posta adresleri oluşturulabilir.

Ancak Workspace’in değeri yalnızca profesyonel e-posta adresi değildir. Kullanıcı hesaplarının, dosyaların, erişimlerin ve şirket içi ortak çalışmanın merkezi biçimde yönetilebilmesi sistemin asıl avantajlarından biridir.

Google Workspace Kurulumu İçin Neler Gereklidir?

Workspace kurulumuna başlamadan önce bazı bilgilerin hazırlanması gerekir.

Temel ihtiyaçlar:

• Şirketin kullanacağı alan adı
• Domain kayıt firmasına erişim
• DNS paneline erişim
• Yönetici olacak kişinin bilgileri
• Kullanıcı listesi
• Kullanılacak e-posta adresleri
• Mevcut mail sağlayıcısı
• Eski e-postaların taşınıp taşınmayacağı
• Departman ve ekip yapısı
• Şirketin dosya paylaşım modeli
• Yedekleme ve veri saklama ihtiyacı

olarak sıralanabilir.

Özellikle DNS erişimi önemlidir.

Çünkü:

• domain doğrulama,
• MX,
• SPF,
• DKIM,
• DMARC

gibi kritik ayarlar DNS tarafında yapılır.

Workspace Kurulumuna Başlamadan Önce Kullanıcı Yapısını Planlayın

En sık yapılan hatalardan biri bütün e-posta adreslerini ayrı kullanıcı olarak oluşturmaktır.

Örneğin işletmede:

• info@
• bilgi@
• satis@
• destek@
• muhasebe@
• ik@
• teklif@

gibi adresler bulunabilir.

Bunların tamamı için ayrı ücretli kullanıcı hesabı gerekmeyebilir.

Öncelikle üç kavram ayrılmalıdır:

Yapı	Kullanım
Kullanıcı Hesabı	Gerçek kişinin oturum açacağı Workspace hesabı
Alias	Aynı kullanıcının ikinci e-posta adresi
Google Group	Bir e-postanın birden fazla kullanıcıya dağıtılması

Google Workspace Kullanıcı Hesabı Nedir?

Gerçek bir çalışan:

ad.soyad@firma.com

adresini kullanarak Gmail, Drive, Takvim ve diğer Workspace servislerinde oturum açacaksa bağımsız kullanıcı hesabı oluşturulmalıdır.

Örneğin:

ayse.yilmaz@firma.com

kendi:

• posta kutusuna,
• Drive alanına,
• Takvimine,
• Meet hesabına

sahip olur.

Google Workspace Alias Nedir?

Alias, mevcut bir kullanıcıya ek bir e-posta adresi tanımlanmasını sağlar.

Örneğin:

mehmet@firma.com

kullanıcısına:

bilgi@firma.com

alias adresi eklenebilir.

bilgi@firma.com adresine gelen e-postalar Mehmet’in posta kutusuna ulaşır.

Bu senaryoda bilgi@ için bağımsız kullanıcı hesabı açılması gerekmeyebilir.

Google Groups ile Ortak E-Posta Adresi

Bir e-postanın birden fazla çalışana ulaşması gerekiyorsa Google Groups kullanılabilir.

Örneğin:

satis@firma.com

grubunda:

• satış müdürü,
• teklif sorumlusu,
• satış uzmanı

yer alabilir.

Bu durumda satis@firma.com adresine gelen e-posta grup üyelerine dağıtılabilir.

Google Groups özellikle:

• satış,
• destek,
• insan kaynakları,
• operasyon,
• proje ekipleri

için kullanışlı olabilir.

Google Workspace E-Posta Adresi Standardı Nasıl Olmalı?

Kullanıcı adı standardı kurulum sırasında belirlenmelidir.

Örneğin:

ad.soyad@firma.com

veya:

ad@firma.com

gibi tek bir standart seçilebilir.

Beş çalışanlı işletmede adres standardının çok önemli olmadığı düşünülebilir.

Ancak şirket 50 veya 100 çalışana ulaştığında:

• ahmet@
• ahmet.yilmaz@
• ayse-k@
• mehmet2026@

gibi birbirinden farklı adres sistemleri profesyonel olmayan bir yapı oluşturabilir.

Bu nedenle kullanıcı adı standardı başlangıçta belirlenmelidir.

Google Workspace Planı Nasıl Seçilir?

Google Workspace paket seçiminde yalnız depolama alanına bakmak doğru değildir.

İşletmenin:

• kullanıcı sayısı,
• depolama ihtiyacı,
• Google Meet kullanımı,
• güvenlik politikaları,
• yönetim ihtiyaçları,
• Google Vault gereksinimi,
• cihaz yönetimi,
• veri saklama ve uyumluluk ihtiyaçları

birlikte değerlendirilmelidir.

Google Workspace paketleri ve özellikleri zaman içerisinde güncellenebildiği için satın alma aşamasında Google’ın güncel plan karşılaştırma sayfası kontrol edilmelidir.

Özellikle Vault, gelişmiş güvenlik veya veri yönetimi kullanacak işletmelerin paket seçimini yalnız fiyat üzerinden yapmaması gerekir.

Google Workspace Hesabı Nasıl Açılır?

Workspace kurulumu temel olarak işletme kaydıyla başlar.

Genellikle:

• işletme adı,
• çalışan sayısı,
• ülke,
• iletişim bilgileri,
• mevcut alan adı

gibi bilgiler girilir.

Daha sonra ilk yönetici hesabı oluşturulur.

Örneğin:

admin@firma.com

Ancak kurumsal yapılarda günlük kullanılan e-posta hesabıyla ana yönetici hesabını ayırmak değerlendirilebilir.

Örneğin:

mehmet@firma.com

günlük kullanım hesabı;

workspace-admin@firma.com

ise yalnız yönetim amacıyla kullanılan hesap olabilir.

Bu yaklaşım özellikle yüksek yetkiye sahip hesapların güvenliği açısından yararlı olabilir.

Google Workspace Domain Doğrulama Nasıl Yapılır?

Workspace kullanmaya başlamadan önce Google, alan adının gerçekten işletmeye ait olduğunu doğrulamak ister.

En yaygın yöntem DNS TXT kaydı kullanmaktır.

Google Yönetici Konsolu size benzersiz bir doğrulama değeri oluşturur.

Genel yapı:

google-site-verification=...

şeklindedir.

Domain doğrulama adımları genel olarak:

• Google Yönetici Konsolu’ndan doğrulama kodunu alın.
• Domain sağlayıcınızın DNS paneline girin.
• Yeni TXT kaydı ekleyin.
• Google’ın verdiği değeri TXT kaydına yerleştirin.
• Kaydı yayınlayın.
• Google Yönetici Konsolu’na dönün.
• Alan adını doğrulayın.

DNS sağlayıcısına göre:

Host / Name

alanında:

@

veya boş değer kullanılması gerekebilir.

Google’ın güncel kurulum belgelerinde DNS kayıtlarının internette tanınmasının bazı durumlarda 72 saate kadar sürebileceği belirtilmektedir.

Domain Doğrulama Web Sitesini Etkiler mi?

Doğru TXT kaydı eklenirse normal şartlarda web sitesinin çalışmasına müdahale edilmez.

Burada önemli ayrım DNS kayıt türleridir.

DNS Kaydı	Temel Görevi
A	Domaini IP adresine yönlendirmek
AAAA	IPv6 adresine yönlendirmek
CNAME	Başka hostname’e yönlendirmek
MX	E-posta sunucusunu belirlemek
TXT	Doğrulama ve mail güvenlik kayıtları

Google Workspace kurulumu sırasında özellikle A ve CNAME kayıtlarının yanlışlıkla silinmesi, mevcut web sitesinin erişilemez hale gelmesine neden olabilir.

Workspace kullanımı web hosting hizmetinin Google’a taşındığı anlamına gelmez.

Kurumsal web sitesi altyapısının ayrıca geliştirilmesi gerekiyorsa Dijintrum’un Web Tasarım Ajansı hizmet yapısı web sitesi tarafını ayrı olarak ele almaktadır.

Google Workspace Kullanıcı Ekleme

Alan doğrulandıktan sonra Google Yönetici Konsolu üzerinden çalışanlar oluşturulabilir.

Kullanıcı oluştururken:

• Ad
• Soyad
• Kullanıcı adı
• E-posta adresi
• Organizasyon birimi
• Başlangıç şifresi

tanımlanabilir.

Kullanıcı sayısı fazlaysa toplu kullanıcı ekleme yöntemleri tercih edilebilir.

Özellikle onlarca veya yüzlerce çalışan bulunan kuruluşlarda kullanıcıları tek tek oluşturmak yerine toplu provisioning sistemi planlanmalıdır.

Organizasyon Birimi Nedir?

Organizational Unit veya OU, kullanıcıların farklı politika gruplarına ayrılmasını sağlar.

Örneğin:

Yönetim

Satış

Pazarlama

Muhasebe

Üretim

Stajyerler

gibi organizasyon birimleri oluşturulabilir.

Daha sonra:

• Drive paylaşımı,
• uygulama erişimi,
• cihaz politikası,
• güvenlik ayarları

birime göre farklılaştırılabilir.

Örneğin finans ekibinde dışarıya Drive paylaşımı daha sıkı tutulabilir.

Google Workspace Mail Kurulumu

Workspace kullanıcıları oluşturulduktan sonra e-posta trafiğinin Google’a yönlendirilmesi gerekir.

Burada kullanılan temel DNS kaydı MX kaydıdır.

MX yani Mail Exchange kaydı şu sorunun cevabını verir:

“firma.com adresine gelen e-postayı hangi e-posta sunucusu karşılayacak?”

Google Workspace MX Kaydı Nedir?

Google’ın güncel Workspace dokümantasyonunda yeni kurulumlar için MX hedefi:

smtp.google.com

olarak belirtilmektedir.

Temel kayıt:

Tür: MX
Host: @ veya boş
Öncelik: 1
Hedef: smtp.google.com

şeklindedir.

Domain sağlayıcısına göre hedef:

smtp.google.com.

şeklinde sonunda nokta ile istenebilir.

Mevcut eski Google Workspace kurulumlarında ASPMX ile başlayan legacy MX kayıtları görülebilir.

Yeni kurulumlarda Google Yönetici Konsolu’nun gösterdiği güncel kayıt esas alınmalıdır.

Eski MX Kayıtları Silinmeli mi?

E-posta tamamen Google Workspace’e taşınacaksa eski sağlayıcıya ait MX kayıtları dikkatle kontrol edilmelidir.

Ancak mevcut sistem aktif olarak kullanılmaya devam ediyorsa geçiş tamamlanmadan eski kayıtları kaldırmak e-posta kaybına neden olabilir.

Bu nedenle MX geçişi öncesinde:

kullanıcılar + veri migration + Google hesapları + test

hazır olmalıdır.

Workspace MX Değişikliği Ne Kadar Sürer?

DNS değişiklikleri çoğu zaman dakikalar veya birkaç saat içerisinde görülmeye başlayabilir.

Ancak Google, yeni MX kayıtlarının tüm sistemler tarafından tanınmasının 72 saate kadar sürebileceğini belirtmektedir.

Bu nedenle kritik şirket geçişlerinde eski e-posta sistemi hemen kapatılmamalıdır.

Google Workspace Eski Mailleri Taşıma

Google Workspace’e geçiş sırasında yeni e-postaların çalışması ile eski e-postaların taşınması birbirinden farklı işlemlerdir.

MX kaydı yalnız:

bundan sonra gelen e-postanın nereye ulaşacağını

belirler.

Eski:

• e-postalar,
• klasörler,
• takvimler,
• kişiler

ayrıca taşınmalıdır.

Google Workspace Mail Migration

Kaynak sistem:

• Microsoft 365
• Microsoft Exchange
• Outlook
• IMAP
• cPanel
• Plesk
• başka bir Workspace hesabı

olabilir.

Google, Workspace kurulumunda Microsoft veya IMAP kaynaklarından veri içe aktarmak için kendi veri taşıma seçeneklerini sunmaktadır.

Büyük migration projelerinde doğrudan bütün kullanıcıların taşınması yerine pilot kullanıcılarla test yapmak daha güvenli olabilir.

Workspace Mail Migration Süreci

Sağlıklı bir geçiş:

Mevcut Sistem Envanteri

↓

Workspace Kullanıcılarının Oluşturulması

↓

Pilot Migration

↓

İlk Veri Taşıma

↓

MX Geçişi

↓

Yeni Mail Akışının Kontrolü

↓

Son / Delta Migration

↓

Kullanıcı Kontrolü

↓

Eski Sistemin Kapatılması

şeklinde ilerleyebilir.

MX Değiştirince Eski Mailler Otomatik Taşınır mı?

Hayır.

Bu Google Workspace kurulumu sırasında en fazla karıştırılan konulardan biridir.

MX değişikliği ≠ Mail migration

MX:

yeni posta yönlendirmesidir.

Migration:

eski posta geçmişinin aktarılmasıdır.

Eski e-postaları taşımadan eski mail sunucusunu kapatmak veri kaybına neden olabilir.

Google Workspace SPF Kaydı Nedir?

SPF, alan adınız adına hangi sunucu ve servislerin e-posta göndermeye yetkili olduğunu tanımlar.

Yalnızca Google Workspace kullanılıyorsa Google’ın güncel örnek SPF kaydı:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

şeklindedir.

Ancak şirketlerin önemli bölümü yalnız Gmail üzerinden mail göndermez.

Domain adına ayrıca:

• WordPress sitesi
• CRM
• ERP
• e-ticaret altyapısı
• Mailchimp
• Salesforce
• destek sistemi
• fatura yazılımı
• rezervasyon sistemi

e-posta gönderebilir.

Bu sistemlerin tamamı SPF tasarımında dikkate alınmalıdır.

Örneğin şirket içi operasyonların ERP veya CRM tarafıyla birlikte yürütüldüğü yapılarda e-posta gönderim kaynaklarının da envantere dahil edilmesi gerekir. Dijintrum’un ERP Yazılımı sayfasındaki gibi iş uygulamaları Workspace’ten ayrı sistemler olsa da aynı alan adı üzerinden e-posta gönderiyorsa DNS doğrulama mimarisini etkileyebilir.

Birden Fazla SPF Kaydı Eklenir mi?

Aynı domain için birden fazla ayrı SPF kaydı oluşturmak doğru değildir.

Google da bir domain için gönderim yapan sistemlerin tek SPF kaydında birleştirilmesini önerir.

Örneğin mevcut SPF kaydı varken doğrudan ikinci:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

kaydı eklemek yerine mevcut göndericiler analiz edilmelidir.

DKIM Nedir?

DKIM, DomainKeys Identified Mail ifadesinin kısaltmasıdır.

Gönderilen e-postalara kriptografik bir imza ekleyerek mesajın yetkili mail sistemi tarafından gönderildiğini doğrulamaya yardımcı olur.

Google Workspace tarafında süreç genel olarak:

Yönetici Konsolu

↓

Gmail

↓

E-posta Kimlik Doğrulama

↓

DKIM Anahtarı Oluştur

↓

DNS TXT Kaydını Ekle

↓

Kimlik Doğrulamayı Başlat

şeklindedir.

DKIM kaydı DNS’e eklenmiş olsa bile Google Yönetici Konsolu’nda kimlik doğrulama başlatılmadıysa süreç tamamlanmamış olabilir.

DKIM Neden Önemlidir?

DKIM:

• domain spoofing riskini azaltmaya,
• mesaj bütünlüğünü doğrulamaya,
• e-posta sağlayıcılarının göndericiyi daha güvenilir değerlendirmesine

yardımcı olur.

Google da SPF’nin yanında DKIM ve DMARC kullanımını önermektedir.

DMARC Nedir?

DMARC; SPF ve DKIM kontrollerini kullanarak alan adınızdan geliyormuş gibi görünen fakat doğrulamayı geçemeyen e-postalarla ne yapılacağını belirleyen politikadır.

DMARC ile:

• izleme,
• karantinaya alma,
• reddetme

politikaları uygulanabilir.

DMARC Kaydı Nasıl Kurulur?

En önemli konu doğrudan agresif reject politikasıyla başlamamaktır.

Google, DMARC etkinleştirilmeden önce SPF veya DKIM’in çalıştığından emin olunmasını ve yaklaşık 48 saat beklenmesini öneriyor. İlk aşamada p=none ile raporların izlenmesi de Google’ın önerdiği kontrollü geçiş yöntemidir.

Örnek başlangıç mantığı:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@firma.com

şeklinde olabilir.

Ancak örnek kayıt doğrudan bütün domainlere kopyalanmamalıdır.

Şirketin:

• CRM’i,
• web sitesi,
• ERP sistemi,
• e-bülten servisi,
• transactional e-mail sağlayıcısı

önce kontrol edilmelidir.

SPF, DKIM ve DMARC Arasındaki Fark

Sistem	Görev
SPF	Hangi sunucuların mail gönderebileceğini belirtir
DKIM	Gönderilen mesaja dijital imza ekler
DMARC	SPF/DKIM başarısız olduğunda politika ve raporlama sağlar

İdeal olarak kurumsal e-posta sisteminde üçü birlikte ele alınmalıdır.

Google Workspace SMTP Ayarları

Şirket içerisinde yalnız insanlar değil yazılımlar da mail gönderebilir.

Örneğin:

• WordPress
• ERP
• muhasebe programı
• tarayıcı / scanner
• CRM
• destek sistemi

e-posta göndermek zorunda olabilir.

Bu durumda:

• OAuth
• SMTP relay
• uygun SMTP yapılandırması

proje özelinde değerlendirilebilir.

Google, cihaz ve uygulamalardan e-posta gönderimi için Workspace SMTP relay gibi seçenekler sunmaktadır.

Web Sitesi Formları Google Workspace’e Nasıl Bağlanmalı?

İletişim formu bulunan web sitesinde:

form → web server → e-posta → Workspace

zinciri doğru yapılandırılmalıdır.

Formun:

From: ziyaretci@gmail.com

şeklinde kullanıcının adresini taklit etmesi bazı kimlik doğrulama problemleri oluşturabilir.

Daha sağlıklı yaklaşım:

From: doğrulanmış domain adresi
Reply-To: kullanıcının e-posta adresi

şeklinde kurulabilir.

Form ve dönüşüm sistemlerini ayrı bir web mimarisi içerisinde ele almak isteyen işletmeler için Dijintrum’un Landing Page Web Tasarım içeriği bu tarafı daha ayrıntılı ele almaktadır.

Google Workspace Outlook Kurulumu

Workspace kullanıcıları Gmail arayüzü yerine Microsoft Outlook kullanmak isteyebilir.

Bu mümkündür.

Ancak eski internet rehberlerindeki:

“IMAP’i açın, kullanıcı adı ve şifreyi Outlook’a yazın.”

yaklaşımı artık tek başına yeterli değildir.

Google Workspace hesapları 1 Mayıs 2025 itibarıyla yalnız kullanıcı adı ve şifreyle çalışan eski “less secure apps” yaklaşımını desteklemiyor. Modern üçüncü taraf e-posta istemcilerinde OAuth kullanılmalıdır.

Bu nedenle özellikle:

• eski Outlook sürümleri,
• eski telefonlar,
• eski muhasebe yazılımları,
• network printer,
• scanner

Workspace geçişinden önce kontrol edilmelidir.

Google Workspace IMAP Kullanılır mı?

Evet.

Workspace yöneticisi organizasyon politikasına göre POP ve IMAP erişimini yönetebilir.

Ancak desteklenen istemcilerin modern OAuth kimlik doğrulamasını kullanması tercih edilmelidir.

IMAP kullanımına izin verilmesi:

güvenlik + operasyon ihtiyacı

birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.

Google Workspace Güvenlik Ayarları

Mail çalışmaya başladığında Workspace kurulumu tamamlanmış sayılmamalıdır.

Sonraki aşama hesapların ve şirket verilerinin korunmasıdır.

Temel güvenlik alanları:

• 2 Adımlı Doğrulama
• Yönetici hesapları
• Şifre politikaları
• OAuth uygulamaları
• Harici Drive paylaşımı
• Cihaz yönetimi
• Organizasyon birimleri
• Admin rolleri
• Oturum kontrolleri

olarak değerlendirilebilir.

Google Workspace 2 Adımlı Doğrulama

2 Adımlı Doğrulama, yalnız şifre kullanımı yerine ikinci kimlik doğrulama faktörü ekler.

Google, Workspace yönetici hesapları için 2 Adımlı Doğrulamayı zorunlu tutmaktadır.

Kullanılabilecek yöntemler arasında organizasyon ve hesap yapısına göre:

• Google Prompt
• güvenlik anahtarı
• passkey
• doğrulama uygulamaları

yer alabilir.

Özellikle süper yönetici hesaplarında phishing-resistant yöntemler tercih edilebilir.

Tek Süper Yönetici Yeterli mi?

Kritik kurumsal yapıda bütün sistemi tek kişiye bağlamak operasyonel risk oluşturabilir.

Örneğin tek admin:

• şifresini kaybeder,
• şirketten ayrılır,
• cihazına erişemez,
• 2SV anahtarını kaybeder

ise sorun çıkabilir.

Bu nedenle kontrollü biçimde ikinci yönetici hesabı bulundurmak değerlendirilebilir.

Ancak bu:

her çalışana admin yetkisi verin

anlamına gelmez.

Minimum Yetki Prensibi

Her yönetici yalnız ihtiyacı kadar yetki almalıdır.

Örneğin İnsan Kaynakları çalışanının:

• domain,
• Gmail routing,
• güvenlik,
• Vault

ayarlarının tamamına erişmesi gerekmeyebilir.

Özel yönetici rolleri kullanılarak:

görev → gerekli yetki

eşleştirmesi yapılabilir.

Google Drive Şirket İçinde Nasıl Yapılandırılmalı?

Google Workspace kurulumu yalnız e-posta sistemini değil şirket dosyalarının sahipliğini de çözmelidir.

En kritik ayrım:

Drive’ım

ve:

Ortak Drive

arasındadır.

Drive’ım ile Ortak Drive Farkı

Drive’ım içerisindeki dosyalar temelde kullanıcıya aittir.

Ortak Drive dosyaları ise kullanıcıdan ziyade kuruluşa/ekibe aittir.

Google, kullanıcı kuruluşta ayrılmış olsa dahi Ortak Drive içerisindeki dosyaların Drive’da kalmaya devam ettiğini açıkça belirtmektedir.

Bu nedenle:

• şirket sözleşmeleri,
• proje dosyaları,
• müşteri dokümanları,
• fiyat listeleri,
• tasarım dosyaları,
• prosedürler,
• ekip şablonları

tek bir çalışanın kişisel Drive’ında tutulmamalıdır.

Örnek Ortak Drive Yapısı

Yönetim

Finans

İnsan Kaynakları

Satış

Pazarlama

Operasyon

Müşteriler

Projeler

gibi drive’lar oluşturulabilir.

Daha sonra:

• Yönetici
• İçerik Yöneticisi
• Katkıda Bulunan
• Yorumcu
• Görüntüleyici

yetkileri ihtiyaca göre dağıtılabilir.

Google Workspace Dosya Paylaşım Politikası

Şirketin şu soruları cevaplaması gerekir:

Dosyalar kuruluş dışına paylaşılabilir mi?

Herkes link paylaşımı açabilir mi?

Belirli departmanların paylaşımı sınırlandırılmalı mı?

Harici müşteriler Ortak Drive’a eklenebilir mi?

Hassas klasörlerde erişim daha kısıtlı mı olmalı?

Özellikle:

• finans,
• hukuk,
• sağlık,
• insan kaynakları,
• Ar-Ge

gibi alanlarda varsayılan açık paylaşım politikası kullanılmadan önce risk değerlendirmesi yapılmalıdır.

Google Workspace Yedekleme

Google Workspace yedekleme, şirketin Gmail, Drive, Takvim ve diğer kritik Workspace verilerinin yanlış silme, hesap kaybı, kullanıcı hatası, kötü amaçlı işlem veya operasyonel sorunlar sonrasında yeniden erişilebilir hale getirilebilmesi için oluşturduğu veri koruma sistemidir.

Workspace yedekleme konusunda en önemli nokta dört kavramı birbirinden ayırmaktır:

senkronizasyon

retention

export

backup

Bunların tamamı aynı şey değildir.

Google Workspace Zaten Yedekleniyor mu?

Google kendi hizmet altyapısında veri dayanıklılığı ve yüksek erişilebilirlik sağlar.

Ancak şirket açısından soru genellikle:

“Google’ın veri merkezi çalışıyor mu?”

değildir.

Gerçek operasyon soruları şunlardır:

Bir çalışan üç ay önce yanlışlıkla sildiği dosyayı geri alabilir miyiz?

Silinen bir mailbox’ın belirli tarihli halini geri yükleyebilir miyiz?

Bir ransomware olayı sonrasında dosyaların eski sürümlerine dönebilir miyiz?

Ayrılan çalışanın e-postalarını beş yıl saklayabilir miyiz?

Bu nedenle Google altyapısındaki veri dayanıklılığıyla işletmenin kendi backup ve restore stratejisi birbirinden ayrılmalıdır.

Google Drive Senkronizasyonu Yedekleme midir?

Tek başına hayır.

Senkronizasyon:

değişikliklerin iki ortam arasında eşitlenmesi

amacıyla kullanılır.

Dosya silinirse silme işlemi de senkronize olabilir.

Bu nedenle:

Google Drive Desktop kullanıyoruz, dolayısıyla yedeğimiz var

yaklaşımı yeterli değildir.

Google Workspace Data Export Nedir?

Google Workspace Data Export, yöneticinin organizasyon verilerini Google Cloud Storage arşivine dışa aktarmasına yardımcı olur.

Google’ın güncel dokümantasyonuna göre tam kuruluş verileri ve Shared Drive verileri de uygun export kapsamlarına dahil edilebilir.

Data Export özellikle:

• arşiv,
• veri taşıma,
• kurumsal veri kopyası

için yararlı olabilir.

Ancak klasik backup sistemlerindeki:

her gün otomatik snapshot → tek mail seç → eski tarihe geri yükle

deneyimiyle aynı değildir.

Google Takeout Workspace Yedekleme İçin Kullanılır mı?

Google Takeout bireysel kullanıcının verilerini dışa aktarmasına yardımcı olabilir.

Ancak kurumsal yedekleme açısından:

• kullanıcıya bağlıdır,
• merkezi restore sistemi değildir,
• düzenli şirket backup politikası sağlamaz.

Bu nedenle özellikle çok kullanıcılı organizasyonlarda tek başına Takeout’a güvenmek doğru değildir.

Google Vault Nedir?

Google Vault, desteklenen Google Workspace verileri için:

• retention,
• legal hold,
• eDiscovery,
• arama,
• dışa aktarma

özellikleri sunar.

Vault özellikle şirketin belirli verileri hukuki, denetim veya uyumluluk nedeniyle belirli süre koruması gerektiğinde önem kazanır.

Google’ın kendi dokümantasyonu Vault retention kurallarının verinin ne kadar süre saklanacağı ve gerektiğinde ne zaman kalıcı silineceği üzerinde kontrol sağladığını belirtmektedir.

Google Vault Yedekleme midir?

Klasik anlamda tam backup sistemi olarak düşünülmemelidir.

Vault daha çok:

retention + hold + eDiscovery

sistemidir.

Örneğin kullanıcı Gmail’deki bir mesajı silse dahi Vault retention politikası kapsamında veri korunabilir.

Ancak Vault’ın temel amacı:

kullanıcının bütün mailbox’ını belirli bir tarihe tek tıkla restore etmek

değildir.

Bu nedenle:

Google Vault = Backup

eşitliği kurulmamalıdır.

Google Vault Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Retention politikaları dikkatli hazırlanmalıdır.

Çünkü yanlış retention kuralı:

veriyi korumak yerine belirlenen sürenin sonunda kalıcı olarak silinmesine

neden olabilir.

Google da retention kuralları değiştirilirken dikkatli olunmasını ve küçük kullanıcı gruplarında test yapılmasını öneriyor.

Google Workspace İçin Üçüncü Taraf Backup Gerekir mi?

Şirketin veri kurtarma ihtiyacına göre gerekebilir.

Bağımsız Workspace backup çözümlerinde genellikle:

• otomatik periyodik backup,
• mail bazında geri yükleme,
• dosya bazında restore,
• belirli tarihe dönüş,
• Shared Drive backup,
• kullanıcı hesabı restore,
• bağımsız saklama

gibi özellikler bulunabilir.

Ancak ürün seçmeden önce işletmenin gerçekten neye ihtiyacı olduğu belirlenmelidir.

Workspace Yedekleme İçin RPO Nedir?

RPO:

Recovery Point Objective

yani şirketin kabul edebileceği maksimum veri kaybı süresidir.

Örneğin:

RPO = 24 saat

ise son 24 saatlik değişikliklerin kaybedilmesi kabul edilebilir anlamına gelir.

Yoğun çalışan şirketlerde:

24 saat

fazla uzun olabilir.

Workspace Yedekleme İçin RTO Nedir?

RTO:

Recovery Time Objective

yani veri kaybı veya sistem problemi sonrasında işin ne kadar sürede tekrar çalışabilir hale gelmesi gerektiğini ifade eder.

Örneğin:

RTO = 4 saat

ise kritik verilerin dört saat içinde geri erişilebilir hale gelmesi hedeflenir.

Backup sistemi seçerken yalnız:

“kaç GB yedekliyor?”

değil:

“ne kadar hızlı ve hangi seviyede restore edebiliyoruz?”

sorusu da sorulmalıdır.

Google Workspace Mail Yedekleme

Gmail için yedekleme ihtiyacı şirketten şirkete değişebilir.

Senaryolar:

• yanlışlıkla silinen mail,
• çalışan mailbox’ının saklanması,
• yıllarca e-posta arşivi,
• denetim gereksinimi,
• eski tarihe geri dönüş

olabilir.

Örneğin:

10 yıllık arşiv tutmak

ile:

dünkü mailbox’ın tamamını geri yüklemek

aynı ihtiyaç değildir.

İlk durumda retention;

ikinci durumda backup/restore

daha kritik olabilir.

Google Drive Yedekleme

Drive yedekleme sistemi:

• Drive’ım
• Ortak Drive
• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides
• yüklenen klasik dosyalar

gibi verileri kapsayabilir.

Ancak backup öncesinde şirket dosya mimarisinin de düzenli olması önemlidir.

Dağınık veri:

yedeklendiğinde düzenli hale gelmez.

Yalnız dağınık verinin ikinci bir kopyası oluşur.

Workspace Yedekleme Sıklığı Ne Olmalı?

Her işletme için sabit:

“günde bir kez”

kuralı yoktur.

Yedekleme sıklığı:

• veri değişim hızı,
• şirket büyüklüğü,
• sektör,
• regülasyon,
• RPO,
• RTO,
• maliyet

üzerinden belirlenmelidir.

Örneğin yüksek işlem hacimli bir şirketin backup gereksinimi küçük danışmanlık işletmesinden farklı olabilir.

Örnek Google Workspace Yedekleme Politikası

Örnek olarak:

Gmail

Günlük backup

Drive

Günlük backup + versiyon geçmişi

Shared Drive

Günlük kurumsal backup

Kritik finans dosyaları

Uzun dönem saklama

Eski çalışan

Transfer + retention + backup kontrolü

Restore testi

Düzenli aralıklarla

şeklinde politika oluşturulabilir.

Bu yalnız örnektir.

Gerçek süreler sektör ve işletme ihtiyacına göre belirlenmelidir.

Backup Var Ama Restore Testi Yoksa Yeterli mi?

Hayır.

Yedekleme sistemlerinin en fazla ihmal edilen kısmı geri yükleme testidir.

Şirket:

“Yedek alıyoruz.”

demekle yetinmemelidir.

Belirli aralıklarla:

• tek e-posta,
• tek dosya,
• klasör,
• kullanıcı hesabı

restore edilerek gerçekten geri yüklenebildiği doğrulanmalıdır.

Google Workspace Eski Çalışan Verileri

Çalışan işten ayrıldığında Workspace hesabını hemen silmek veri kaybına neden olabilir.

Google da kullanıcı silinmeden önce önemli şirket verilerinin başka kullanıcıya aktarılmasını öneriyor. Silinen kullanıcıların bazı durumlarda 20 gün içerisinde geri yüklenebilmesi mümkün olsa da bu süre kalıcı yedekleme stratejisi değildir.

Çalışan Ayrıldığında Ne Yapılmalı?

Örnek offboarding süreci:

Hesabı Askıya Al

↓

Aktif Oturumları Kontrol Et

↓

Şifre / Güvenlik Erişimlerini Yönet

↓

Drive Verilerini Aktar

↓

Takvim Sahipliğini Kontrol Et

↓

Google Groups Üyeliklerini Güncelle

↓

Mail Yönlendirme İhtiyacını Belirle

↓

Backup / Retention Durumunu Kontrol Et

↓

Gerekirse Arşivlenmiş Kullanıcı Modelini Değerlendir

↓

Sonrasında Silme Kararı Ver

şeklinde olabilir.

Neden Shared Drive Kullanmak Önemlidir?

Çalışanın şirket için hazırladığı kritik belgeler kendi Drive’ında duruyorsa ayrılırken veri transferi gerekir.

Dosyalar baştan Shared Drive üzerinde tutulmuşsa çalışan ayrıldığında dosyalar kuruluşa ait olmaya devam eder.

Bu nedenle Shared Drive yalnız ortak çalışma aracı değil, aynı zamanda veri sahipliği stratejisinin önemli bir parçasıdır.

Google Workspace Onboarding

Workspace kurulum rehberinin yalnız ilk sistem kurulumunu değil yeni çalışan sürecini de kapsaması gerekir.

Standart onboarding:

Kullanıcı Hesabını Oluştur

↓

Organizasyon Birimine Ata

↓

Google Groups Üyeliklerini Ver

↓

Shared Drive Erişimlerini Tanımla

↓

2SV Kurulumunu Tamamla

↓

Mail İmzasını Oluştur

↓

Takvim ve Meet Kullanımını Tanıt

↓

Şirket Veri Politikalarını Paylaş

şeklinde olabilir.

Böylece her çalışan için farklı kurulum yapılmasının önüne geçilir.

Google Workspace Mail İmzası

Kurumsal mail imzası sade olmalıdır.

Genellikle:

Ad Soyad

Unvan

Şirket

Telefon

Web Sitesi

yeterlidir.

Aşırı:

• büyük görsel,
• animasyon,
• banner,
• onlarca sosyal medya ikonu

mail boyutunu ve görünüm tutarlılığını bozabilir.

Google Workspace Mobil Kurulum

Kullanıcılar Workspace hesaplarını:

• Android
• iPhone
• iPad
• Windows
• macOS

cihazlarda kullanabilir.

Kurumsal yapılarda mobil kullanım yalnız Gmail uygulamasının kurulması değildir.

Şirket ayrıca:

• ekran kilidi,
• cihaz güvenliği,
• kayıp cihaz,
• şirket hesabının kaldırılması,
• mobil uygulama politikası

gibi konuları değerlendirebilir.

Google Workspace Cihaz Yönetimi

Cihaz yönetimi özellikle şirket verilerine çok sayıda mobil ve taşınabilir cihazdan erişilen kuruluşlarda önemlidir.

Örneğin çalışan telefonunu kaybettiğinde şirketin:

“Bu cihazdan kurumsal Workspace verisine erişimi nasıl kaldıracağız?”

sorusunun cevabı önceden belirlenmiş olmalıdır.

Google Workspace Takvim Nasıl Yapılandırılmalı?

Google Takvim yalnız kişisel toplantı aracı değildir.

Şirket:

• toplantı odaları,
• araçlar,
• ekipman,
• izin takvimi,
• şirket etkinlikleri

gibi kaynakları ayrıca yönetebilir.

Örneğin toplantı odası için ortak kaynak oluşturularak çalışanların aynı odayı aynı saatte rezervasyon yapmasının önüne geçilebilir.

Google Workspace ve Google Meet

Meet kullanım politikası şirket ihtiyacına göre oluşturulabilir.

Örneğin:

• toplantıya dış kullanıcı katılabilir mi?
• kayıt kullanılacak mı?
• toplantı linklerini kim oluşturabilir?
• hassas toplantılarda ekstra kontrol gerekiyor mu?

gibi sorular değerlendirilmelidir.

Google Workspace ve Gemini

Google Workspace içerisindeki yapay zekâ özelliklerinin kapsamı planlara ve dönemsel ürün değişikliklerine göre farklılaşabilir.

Ancak teknik özelliklerden bağımsız olarak şirketin bir:

AI kullanım politikası

oluşturması faydalıdır.

Örneğin:

• müşteri sözleşmeleri,
• finans dokümanları,
• kişisel veriler,
• ticari sırlar,
• insan kaynakları belgeleri

hangi yapay zekâ süreçlerinde kullanılabilir?

Bu karar yalnız kullanıcıya bırakılmamalıdır.

Workspace ve Web Sitesi Aynı Şey mi?

Hayır.

Google Workspace:

e-posta + dosya + ekip + iletişim

altyapısıdır.

Web hosting ise sitenin sunucu tarafıdır.

Domain ise:

firma.com

gibi alan adıdır.

Bu üç kavram farklıdır.

Özellikle yeni işletmeler domain, hosting, Workspace ve web tasarım maliyetlerini birbirine karıştırabilir. Web sitesi tarafındaki domain, hosting, SSL ve bakım gibi kalemler için Dijintrum’un Web Site Fiyatları ayrıca incelenebilir.

Google Workspace SEO’yu Etkiler mi?

Google Workspace kullanmak web sitesini Google organik sonuçlarında doğrudan yükseltmez.

Yani:

Google ürünü kullanıyoruz → Google bizi daha üst sıraya çıkarır

şeklinde bir ilişki yoktur.

Ancak Workspace kurulumu sırasında DNS kayıtları yanlış değiştirilip web sitesi erişilemez hale gelirse teknik SEO dolaylı olarak etkilenebilir.

Organik görünürlük;

• teknik SEO,
• site mimarisi,
• içerik,
• kullanıcı niyeti,
• otorite

gibi ayrı faktörlerle yönetilir. Bu alanın genel stratejisini Dijintrum’un SEO Ajansı sayfasında ayrıca inceleyebilirsiniz.

Google Workspace Kurulumunda Sık Yapılan Hatalar

MX Kaydını Erken Değiştirmek

Kullanıcılar ve eski mail migration hazır olmadan posta trafiği Google’a alınır.

Eski Mailleri Yedeklemeden Taşıma Yapmak

Migration sırasında problem yaşandığında geri dönüş noktası bulunmaz.

Birden Fazla SPF Kaydı Eklemek

Domain için birden fazla bağımsız SPF kaydı oluşturulur.

Eski SPF Kaydını Kontrol Etmeden Silmek

Web sitesi, CRM veya e-ticaret sistemi gibi üçüncü taraf mail göndericileri SPF dışında kalır.

DKIM’i DNS’e Ekleyip Etkinleştirmemek

Kayıt oluşturulur ancak Google tarafında kimlik doğrulama başlatılmaz.

DMARC’ı Doğrudan Reject Yapmak

Meşru üçüncü taraf göndericiler doğrulanmadan agresif politika uygulanır.

Tek Admin Hesabına Bağımlı Olmak

Ana yönetici hesabı erişilemez olduğunda bütün şirket zor durumda kalır.

2SV’yi Ertelemek

En kritik kurumsal hesaplar yalnız şifreyle korunur.

Her Adres İçin Ayrı Lisans Almak

Alias veya Google Groups ile çözülebilecek yapı için gereksiz lisans maliyeti oluşur.

Bütün Dosyaları Kişisel Drive’da Tutmak

Çalışan ayrıldığında veri sahipliği problemi ortaya çıkar.

Herkese Shared Drive Yönetici Yetkisi Vermek

Kullanıcıların gereksiz silme ve paylaşım yetkileri oluşabilir.

Drive Sync’i Backup Sanmak

Silinen veya bozulan veri senkronizasyonla diğer cihazlara da yansıyabilir.

Vault’ı Backup Sanmak

Retention ve eDiscovery sistemi klasik point-in-time backup gibi değerlendirilir.

Eski Çalışanı Hemen Silmek

Gmail, Drive ve Takvim verileri kontrol edilmeden hesap kaldırılır.

Eski Outlook Rehberlerini Kullanmak

OAuth gereksinimini dikkate almayan kullanıcı adı/şifre tabanlı kurulumlar yapılmaya çalışılır.

Kurulum Sonrası Test Yapmamak

Mail çalışıyor gibi görünse de:

• SPF fail,
• DKIM fail,
• DMARC problem,
• web formu mail sorunu

fark edilmeyebilir.

Google Workspace Kurulum Sonrası Testleri

Kurulum sonrasında şu testler yapılmalıdır:

Mail Alma

Harici Gmail hesabından kurumsal adrese e-posta gönderin.

Mail Gönderme

Kurumsal hesaptan:

• Gmail
• Outlook
• farklı şirket domaini

adreslerine test gönderin.

SPF

Mail header içerisinde SPF sonucunu kontrol edin.

DKIM

DKIM signature ve authentication sonucunu kontrol edin.

DMARC

Raporlama başladıktan sonra meşru göndericilerin durumunu inceleyin.

Alias

Alias adreslerine dışarıdan mail gönderin.

Google Groups

Grup adresinden beklenen kullanıcılara mail dağılıyor mu kontrol edin.

Web Formları

WordPress veya diğer web formlarından mail gönderin.

Mobil

Android/iOS cihazda kurumsal hesabı test edin.

Drive

Dış paylaşım ve Shared Drive izinlerini test edin.

Backup

Test dosyası veya e-postayı restore ederek gerçek geri yükleme kabiliyetini doğrulayın.

Workspace Kurulum Rehberi: Önerilen Uygulama Sırası

Aşama	İşlem
Planlama	Domain, kullanıcı ve lisans yapısı
Doğrulama	DNS TXT ile domain sahipliği
Kullanıcılar	Kullanıcı, alias ve Groups
Migration	Eski mail ve veriler
Gmail	MX kaydı
Authentication	SPF
Authentication	DKIM
Authentication	DMARC
Security	2SV ve admin rolleri
Drive	Shared Drive ve paylaşım
Devices	Mobil ve istemci politikaları
Backup	Export, retention ve backup
Offboarding	Eski çalışan prosedürü
Testing	Mail, DNS, Drive ve restore

Küçük İşletmeler İçin Google Workspace Kurulum Örneği

10 çalışanlı örnek şirket:

Kullanıcılar

ad.soyad@firma.com

Google Groups

satis@firma.com

destek@firma.com

ik@firma.com

Alias

bilgi@firma.com

uygun kullanıcıya yönlendirilebilir.

Shared Drive

Yönetim

Satış

Pazarlama

Operasyon

Finans

Mail Güvenliği

• MX
• SPF
• DKIM
• DMARC

Hesap Güvenliği

• 2SV
• İki kontrollü yönetici hesabı
• Minimum admin yetkisi

Backup

• Workspace backup gereksinimi
• Data Export
• Gerekirse Vault
• Restore testleri

Çalışan Ayrılığı

Standart offboarding prosedürü.

Bu model küçük işletmenin ileride büyümesini kolaylaştırabilir.

Orta ve Büyük Şirketlerde Workspace Kurulumu

Kullanıcı sayısı arttığında ek olarak:

• Organizational Units
• otomatik kullanıcı provisioning
• SSO
• gelişmiş endpoint yönetimi
• DLP
• Vault
• SIEM entegrasyonu
• gelişmiş audit log
• Context-Aware Access
• özel admin rolleri
• veri bölgeleri
• güvenlik politikaları

değerlendirilebilir.

Google’ın kendi dağıtım rehberleri de kurulum yaklaşımını işletme büyüklüğüne göre ayırıyor; küçük şirketler için hızlı başlangıç, orta ölçekli kuruluşlar için migration ve güvenliği içeren daha kapsamlı deployment, büyük kuruluşlar için ise aşamalı rollout yaklaşımı sunuyor.

Google Workspace Kurulum Kontrol Listesi

Kurulum Öncesi

• Domain hazır mı?
• DNS erişimi var mı?
• Kullanıcı listesi hazır mı?
• Kullanıcı adı standardı belirlendi mi?
• Groups belirlendi mi?
• Alias adresleri belirlendi mi?
• Mevcut mail sistemi tespit edildi mi?
• Eski mail migration gerekli mi?
• İlk backup alındı mı?

Domain

• TXT doğrulaması yapıldı mı?
• Workspace domain doğrulandı mı?
• Web sitesinin A ve CNAME kayıtları korunuyor mu?

Kullanıcılar

• Gerçek çalışan hesapları oluşturuldu mu?
• Gereksiz lisans var mı?
• Alias yapısı doğru mu?
• Groups yapısı doğru mu?
• Organizasyon birimleri oluşturuldu mu?

Gmail

• MX güncellendi mi?
• Gmail etkinleştirildi mi?
• Eski MX kayıtları kontrol edildi mi?
• Mail alma testi yapıldı mı?
• Mail gönderme testi yapıldı mı?

SPF

• SPF kaydı var mı?
• Tek SPF kaydı kullanılıyor mu?
• Bütün meşru gönderenler dahil mi?
• Web sitesi kontrol edildi mi?
• CRM/ERP kontrol edildi mi?

DKIM

• DKIM anahtarı oluşturuldu mu?
• DNS TXT kaydı eklendi mi?
• Authentication başlatıldı mı?
• DKIM pass test edildi mi?

DMARC

• SPF/DKIM önce tamamlandı mı?
• DMARC raporlama adresi hazır mı?
• İlk politika kontrollü mü?
• DMARC raporları inceleniyor mu?
• Üçüncü taraf gönderenler kontrol edildi mi?

Güvenlik

• Admin 2SV aktif mi?
• Kullanıcı 2SV politikası belirlendi mi?
• İkinci yönetici mevcut mu?
• Yönetici rolleri ayrıştırıldı mı?
• OAuth uygulamaları kontrol edildi mi?

Google Drive

• Shared Drive yapısı oluşturuldu mu?
• Departman klasörleri belirlendi mi?
• Dış paylaşım politikası belirlendi mi?
• Kritik şirket verileri kişisel Drive’da mı?
• Kullanıcı yetkileri doğru mu?

Migration

• Kaynak sistem envanteri çıkarıldı mı?
• Pilot migration yapıldı mı?
• Eski mailbox’lar kontrol edildi mi?
• Takvim ve kişiler gerekiyorsa taşındı mı?
• MX geçişi doğru zamanda yapıldı mı?
• Delta migration gerekiyorsa tamamlandı mı?

Workspace Yedekleme

• RPO belirlendi mi?
• RTO belirlendi mi?
• Gmail yedekleme gereksinimi belirlendi mi?
• Drive yedekleme gereksinimi belirlendi mi?
• Shared Drive yedekleniyor mu?
• Data Export değerlendirildi mi?
• Vault ihtiyacı var mı?
• Üçüncü taraf backup ihtiyacı değerlendirildi mi?
• Restore testi yapıldı mı?

Offboarding

• Ayrılan kullanıcı önce askıya alınıyor mu?
• Şirket dosyaları transfer ediliyor mu?
• Groups üyelikleri kaldırılıyor mu?
• Aktif oturumlar kontrol ediliyor mu?
• Retention ve backup kontrol ediliyor mu?
• Kullanıcı yalnız süreç sonunda siliniyor mu?

Google Workspace Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Google Workspace kurulumu nasıl yapılır?

Önce Workspace hesabı oluşturulur ve domain sahipliği DNS TXT kaydıyla doğrulanır. Ardından kullanıcı hesapları oluşturulur, gerekiyorsa mevcut e-posta verileri taşınır, MX kaydı Google’a yönlendirilir ve SPF, DKIM, DMARC ile güvenlik yapılandırması tamamlanır.

Workspace kurulum rehberi hangi konuları kapsamalı?

Domain doğrulama, kullanıcı yönetimi, MX, mail taşıma, SPF, DKIM, DMARC, 2SV, Google Drive, Shared Drive, cihaz yönetimi, Workspace yedekleme ve çalışan ayrılma süreçlerini kapsamalıdır.

Google Workspace için domain gerekli mi?

Kendi şirket alan adınızla kurumsal e-posta kullanmak istiyorsanız işletmenin bir alan adına sahip olması ve bunun Workspace içerisinde doğrulanması gerekir.

Domain Google’a taşınmalı mı?

Hayır. Alan adınız mevcut domain sağlayıcınızda kalabilir. Google Workspace için gerekli DNS kayıtlarını yönetebilmeniz yeterlidir.

Google Workspace web hosting midir?

Hayır. Workspace kurumsal e-posta ve ortak çalışma platformudur. Web sitenizin hosting hizmeti ayrı olabilir.

Google Workspace MX kaydı nedir?

MX kaydı domaininize gönderilen e-postaların hangi mail sunucusuna teslim edileceğini belirler. Yeni Workspace kurulumlarında Google’ın güncel MX hedefi smtp.google.com değeridir.

Google Workspace MX ayarları ne kadar sürede aktif olur?

DNS sağlayıcısına göre daha hızlı aktif olabilir; ancak Google tam tanınmanın 72 saate kadar sürebileceğini belirtmektedir.

MX kaydı değiştirilince eski mailler taşınır mı?

Hayır. MX yeni gelen e-postanın rotasını değiştirir. Eski e-postalar ayrı migration işlemiyle Workspace’e taşınmalıdır.

Google Workspace eski mailler nasıl taşınır?

Kaynak Microsoft 365, Exchange, IMAP veya başka bir sistemse Google’ın uygun migration veya veri içe aktarma araçları kullanılabilir.

Google Workspace SPF nedir?

SPF, domain adına hangi e-posta sunucularının gönderim yapmasına izin verildiğini DNS üzerinden tanımlar.

Google Workspace SPF kaydı nedir?

Yalnız Google Workspace üzerinden mail gönderen basit bir domain için Google’ın örnek kaydı:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

şeklindedir.

Başka göndericiler varsa kayıt buna göre düzenlenmelidir.

Birden fazla SPF kaydı olur mu?

Aynı domain için birden fazla bağımsız SPF kaydı kullanılmamalıdır. Tüm geçerli gönderim sistemleri tek SPF kaydında tanımlanmalıdır.

DKIM nedir?

DKIM, e-postaya kriptografik domain imzası ekleyerek alıcı sunucunun mesajın yetkili sistemden geldiğini doğrulamasına yardımcı olur.

DMARC nedir?

DMARC, SPF ve DKIM doğrulamasına göre başarısız e-postalar için politika ve raporlama sağlar.

DMARC doğrudan reject yapılmalı mı?

Genellikle önce SPF ve DKIM doğrulaması kontrol edilmeli, ardından p=none gibi izleme politikasıyla başlanıp sonuçlar analiz edilmelidir.

Google Workspace Outlook ile çalışır mı?

Evet. Modern Outlook ve benzeri istemciler kullanılabilir; ancak güncel Workspace hesaplarında OAuth tabanlı kimlik doğrulama dikkate alınmalıdır.

Google Workspace IMAP kullanılabilir mi?

Yönetici politikasına bağlı olarak kullanılabilir. Modern e-posta istemcilerinin OAuth desteği bulunması önemlidir.

Google Workspace SMTP kullanılabilir mi?

Evet. Gmail SMTP veya Google Workspace SMTP relay gibi yöntemler uygulama ve cihaz gereksinimine göre kullanılabilir.

WordPress formu Google Workspace’e bağlanabilir mi?

Evet. WordPress form gönderimleri doğrulanmış SMTP/API sistemi üzerinden kurumsal mail adreslerine iletilebilir. From ve Reply-To yapıları doğru kullanılmalıdır.

Google Workspace yedekleme nedir?

Workspace yedekleme; Gmail, Drive ve diğer kurumsal verilerin veri kaybı sonrasında geri getirilebilmesi için oluşturulan backup ve restore stratejisidir.

Google Workspace zaten yedekli mi?

Google altyapısında veri dayanıklılığı sağlar ancak bu şirketin kendi point-in-time restore, bağımsız kopya veya uzun dönem veri koruma ihtiyacıyla aynı şey değildir.

Google Drive senkronizasyonu yedekleme midir?

Tek başına hayır. Senkronizasyon silme ve değişiklikleri de diğer ortamlara yansıtabilir.

Google Workspace nasıl yedeklenir?

İşletmenin ihtiyacına göre Data Export, Vault retention politikaları ve bağımsız Workspace backup çözümleri birlikte değerlendirilebilir.

Google Workspace Data Export nedir?

Kuruluş verilerinin Google Cloud Storage arşivine dışa aktarılmasına yardımcı olan Google yönetici aracıdır.

Google Vault nedir?

Google Vault, desteklenen Workspace verileri için retention, hold, eDiscovery, arama ve dışa aktarma özellikleri sunar.

Google Vault backup mıdır?

Klasik backup/restore sistemi olarak değerlendirilmemelidir. Temel amacı veri saklama, legal hold ve eDiscovery’dir.

Google Workspace mail yedekleme nasıl yapılır?

Gmail verileri Data Export, uygun Vault politikaları veya üçüncü taraf backup sistemleriyle işletmenin retention ve restore ihtiyacına göre korunabilir.

Google Drive yedekleme nasıl yapılır?

Kritik Drive ve Shared Drive verileri için organizasyonun restore ihtiyacına uygun backup sistemi seçilebilir. Senkronizasyon tek başına yedekleme olarak değerlendirilmemelidir.

Workspace yedekleme ne sıklıkla yapılmalı?

Tek bir standart bulunmaz. Backup sıklığı RPO, veri değişim miktarı, sektör ve iş sürekliliği gereksinimine göre belirlenmelidir.

Workspace backup restore testi gerekli mi?

Evet. Backup sisteminin yalnız veri kopyaladığını değil gerektiğinde gerçekten geri yükleyebildiğini doğrulamak için restore testleri yapılmalıdır.

Shared Drive nedir?

Shared Drive, dosyaların bireysel kullanıcı yerine ekip veya kuruluş sahipliğinde tutulmasına yardımcı olan Google Drive yapısıdır.

Çalışan ayrıldığında Workspace hesabı silinmeli mi?

Hemen silinmemelidir. Önce e-posta, Drive, Takvim, Groups ve veri saklama gereksinimleri kontrol edilmelidir.

Silinen Google Workspace kullanıcısı geri getirilebilir mi?

Google’ın güncel yönetici yardımına göre silinen kullanıcılar bazı durumlarda 20 günlük kurtarma penceresi içerisinde geri yüklenebilir. Ancak bu süre backup stratejisi olarak görülmemelidir.

Ayrılan çalışan dosyaları nasıl korunur?

Kişisel Drive dosyaları başka kullanıcıya aktarılabilir. Shared Drive’daki dosyalar zaten kuruluşa ait olduğundan kullanıcı ayrıldığında Drive içerisinde kalır.

Google Workspace 2 Adımlı Doğrulama gerekli mi?

Özellikle yönetici hesaplarında kritik öneme sahiptir ve Google yönetici hesaplarında 2 Adımlı Doğrulamayı zorunlu tutmaktadır.

Google Workspace SEO’ya katkı sağlar mı?

Workspace kullanmanın doğrudan Google organik sıralama avantajı yoktur. SEO ayrı bir web sitesi optimizasyon alanıdır.

Google Workspace kurulumu ne kadar sürer?

Temel hesap kurulumu kısa sürede tamamlanabilir. Ancak domain doğrulama, DNS yayılımı, kullanıcı sayısı ve mail migration veri miktarı toplam geçiş süresini uzatabilir.

Google Workspace kurulumu için teknik destek gerekli mi?

Az kullanıcılı basit yapılarda Google’ın kurulum araçları yeterli olabilir. Çok kullanıcılı migration, DNS, mail güvenliği, Shared Drive, Vault, SSO veya backup gibi ihtiyaçlar bulunuyorsa uzman teknik destek hata riskini azaltabilir.

Google Workspace Kurulumu Mail Açmaktan Daha Fazlasıdır

Başarılı bir Workspace kurulum rehberi, yalnız Google Workspace hesabının nasıl satın alınacağını veya MX kaydının nereye yazılacağını anlatmamalıdır.

Gerçek kurumsal yapı şu soruların tamamını cevaplamalıdır:

Kullanıcılar nasıl oluşturulacak?

info@ ve satis@ gibi adresler nasıl yönetilecek?

Eski e-postalar nasıl taşınacak?

SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulacak?

Web sitesi ve ERP e-postaları nasıl doğrulanacak?

Drive verilerinin sahibi kim olacak?

Çalışan ayrılırsa dosyalar ne olacak?

Yanlışlıkla silinen e-posta nasıl geri getirilecek?

Google Workspace yedekleme hangi yöntemle yapılacak?

Vault nerede kullanılacak?

Yönetici hesapları nasıl korunacak?

Restore gerçekten çalışıyor mu?

Google Workspace bu yapıyla kurulduğunda yalnız kurumsal e-posta hizmeti değil;

şirket kimliği + iletişim + ortak çalışma + veri yönetimi + güvenlik + iş sürekliliği

altyapısının önemli bir parçası haline gelir.

Kurulum aşamasında yapılan doğru planlama daha sonra kullanıcı sayısının artmasını, yeni çalışanların sisteme eklenmesini, ekiplerin ortak çalışmasını ve şirket verilerinin korunmasını önemli ölçüde kolaylaştırır.